Cultuuronderzoek: momentum voor nieuwe verbindingen

06/15/2023 Stef ten Dam

Soms loopt het vast in je organisatie of team. De sfeer is gespannen, mensen wantrouwen elkaar, er is een ongezonde afstand tussen management en werkvloer. Verandering doorvoeren lukt niet, er sluipt steeds meer moedeloosheid in de organisatie.

In dat soort situaties stappen wij in. En beginnen dan met luisteren. Hoe voelen mensen zich op het werk? Wat speelt er nu precies? Waar/hoe zijn mensen elkaar kwijtgeraakt? Wij helpen om zaken in de onderstroom helder te krijgen, koppelen objectief en constructief terug en leggen werkenderwijs nieuwe verbindingen. Onze rol is om een momentum te creëren waarin mensen weer openstaan voor elkaar en om vanuit visie/strategie de organisatie stuwkracht te geven. Onbevangenheid en open houding terugkrijgen in het hier & nu, beweging en richting bieden, dat is de kern.

En soms gaat dat écht goed en best snel.

Vorig jaar mei-juni hebben we een VO school begeleid waar veel spanning zat tussen diverse lagen van de organisatie. Na ons cultuuronderzoek, de terugkoppelingen en advisering zijn er wezenlijk dingen veranderd in de aansturing van de school en de manier van organiseren. Dit blijkt uit de korte 1-meting die we na een half jaar deden om de voortgang te valideren.

Het persoonlijk welbevinden is fors gestegen. In mei 2022 gaf maar liefst 32% van alle medewerkers hun welbevinden een 5 of lager, in februari 2023 was dat gedaald tot 13%.

Ook zijn medewerkers sterk positiever geworden over hoe de organisatie intern functioneert. Die score ging van 4,8 naar 6,7.

Van het management horen we terug: ‘velen hebben een knop omgezet’, en ‘er is echt positieve beweging voelbaar’. De grafiek hieronder illustreert de ontwikkeling die de school in korte tijd heeft door gemaakt op 13 aspecten die we bij de 1-meting meenamen.

Cultuur is nooit ‘klaar’ en terugval is altijd denkbaar, maar op dit resultaat en waar de school nu staat, zijn we zeker trots. Cultuuronderzoek in het VO is een samenwerking tussen Steda onderzoek & advies en Suzanne Parent Advies. Voor meer informatie, mail of bel Stef ten Dam (sjtendam@steda.nl ; 033-2472001).

Meer feedback, beter onderwijs

02/17/2021 Stef ten Dam

Steda meet en verbetert teamcultuur op scholen. Eén van de thema’s die dan bijna altijd voorbij komt, is feedback. Uit onze onderzoeken blijkt keer op keer dat het versterken van de feedbackcultuur een goede strategie is. In dit artikel delen we graag wat informatie daarover.

Het krijgen van werkgerichte feedback fungeert als buffer tegen werkdruk. De onderstaande grafiek geeft dit mooi weer. Van de medewerkers die weinig feedback krijgen vindt 40% zijn/haar werkdruk acceptabel. Van de groep die regelmatig feedback krijgt vindt een veel groter deel (72%) de eigen werkdruk acceptabel. Waarschijnlijk werkt dit twee kanten op. Enerzijds wordt je weerbaarder tegen werkdruk juist doordat je feedback krijgt. Anderzijds staan mensen die zich veerkrachtig voelen en bij wie werkdruk geen issue is, meer open voor feedback.

Een andere interessante uitkomst is de relatie tussen het krijgen van feedback en de mate waarin medewerkers zich gestimuleerd voelen om het beste uit zichzelf te halen. De grafiek toont de kracht van die samenhang: als je vaker feedback krijgt ervaar je meer prikkel om jezelf te ontwikkelen en vice versa. De grafiek toont hetzelfde patroon als het gaat om je gewaardeerd voelen. We weten uit allerlei onderzoek hoe wezenlijk het is voor medewerkers om zich gewaardeerd te voelen. Het geven van werkgerichte feedback hangt daar dus ook positief mee samen.

In onze vragenlijsten kunnen medewerkers ook aangeven hoe het ze onderwijs beoordelen. De grafiek hieronder toont de relatie hiervan met het krijgen van feedback. Medewerkers die nauwelijks werkgerichte feedback krijgen geven het onderwijs van hun school een 5,9. Zij die vaak feedback krijgen, geven maar liefst een 8,3. Deze cijfers zijn eigen inschattingen van medewerkers uiteraard, maar wederom een sterk signaal van de kracht van een actieve feedbackcultuur.

Voor een meer brede analyse hebben we allerlei aspecten rond werkbeleving en professionele cultuur in een matrix geplot. Wij zien daarin drie clusters van aspecten die min of meer gelijk scoren op tevredenheid (horizontale as) en de impact van het item op werkbeleving (verticale as).

Een eerste cluster bestaat uit diverse items rond ‘het dagelijks werk’ van mensen. Het gaat om aspecten zoals ‘jezelf kunnen zijn’, ‘contact met directe collega’s’, ‘ruimte ervaren om eigen keuzes te maken’, ‘plezier hebben’. Deze items zijn erg belangrijk voor hoe mensen hun werk ervaren en scoren overwegend goed (rechtsboven in de matrix).

Een tweede cluster gaat over ‘management & beleid’, met punten zoals ‘helder communiceren’, ‘schoolplan biedt richting’, ‘de leiding weet wat er speelt op de werkvloer’. De tevredenheid hierover ligt gemiddeld gezien tussen 60% en 75% en het zijn aspecten die relatief hoog scoren op ‘belang’. Met andere woorden: als mensen hierover kritisch zijn, dan leidt dit snel tot een afname in het welbevinden op het werk. Als men er positief over is, draagt het sterk bij een aan goed “overall” gevoel over je werk.

Het derde cluster gaat over ‘teamcultuur’, met punten zoals ‘dezelfde doelen nastreven’, ‘besluitvaardig zijn’, ‘mét elkaar spreken’ en ‘het werk regelmatig samen evalueren’. Elkaar aanspreken en het krijgen van feedback vallen ook in dit cluster. Het zijn items waarover medewerkers relatief ontevreden zijn en die vaak sterk bijdragen aan het oordeel over het werken op de school, verbeterpunten dus.

Dit artikel samengevat:

Een goede feedbackcultuur in je organisatie heeft diverse duidelijke voordelen. Het krijgen van feedback fungeert op individueel niveau als buffer tegen werkdruk, het stimuleert medewerkers om hun eigen talent te benutten en het draagt bij aan een cultuur van waardering. Dat is de kern. Verder is feedback uiteraard onderdeel van teamcultuur in meer brede zin. Veel medewerkers in het PO zijn hier relatief ontevreden over.

Steda meet en verbetert teamcultuur op scholen. De cijfers in dit artikel komen uit een koepelanalyse van tientallen tevredenheids- en cultuurmetingen die wij in 2020 uitvoerden op basisscholen.

Meer informatie is beschikbaar bij Stef ten Dam via sjtendam@steda.nl.

Terug naar school: organiseren vanuit vertrouwen

04/22/2020 Stef ten Dam

Vanaf medio mei gaan de scholen weer open. Wat zijn werkbare oplossingen, wat is nodig, hoe ga je faseren? En hoe zorg je voor vertrouwen bij je mensen? Dat mensen meedoen en positief bijdragen?

“Back to school” gaat over vertrouwen bij medewerkers en behoud van veerkracht.

Het HOE wordt uitgewerkt door het veld zelf. Wij pleiten bij deze fase voor organiseren vanuit vertrouwen. Dit gaat enerzijds over herkennen en erkennen van emoties bij medewerkers. Anderzijds over het raadplegen van medewerkers over oplossingen en feedback vragen op plannen die ter tafel liggen of komen. Echt zien en betrekken van medewerkers draagt bij aan het verminderen van angst en dus minder uitval en weerstand.

Het belang van zien en gehoord worden

Na het sluiten van de scholen was er bij velen eerst onzekerheid: hoe moeten we dit organiseren, hoe werkt remote-lesgeven, welke tools zijn er, voel ik me competent? De sector heeft snel geschakeld. Mensen stapten uit hun comfortzone. Dat heeft naast onzekerheid en frustratie ook geleid tot creativiteit en versneld verder ontwikkelen van ICT-vaardigheden.

Ook bij het heropenen van de school is deze houding (‘van probleem naar uitdaging’) van groot belang. Wel komt er (bij velen) een krachtige emotie bij: angst. Hoe veilig kan ik werken op school? En er zijn diverse emoties rond hoop en verlangen. Sommigen hebben de wens dat alles weer wordt zoals het was, anderen kijken uit naar een echt nieuw normaal. Ons punt: zorg als leidinggevende dat je weet hoe mensen zich voelen. Herken en erken emoties. Als je emoties zoals angst negeert, wordt het implementeren van oplossingen nodeloos lastig. Als je ruimte geeft, ontstaat juist vertrouwen en bereidheid om de schouders er nog eens onder te zetten.

Het belang van meedenken aan oplossingen

Er zullen oplossingen moeten komen voor de ‘1,5 meter school’. Hoe kun je het zo organiseren dat iedereen zich comfortabel voelt om weer naar school te komen? Het herontwerpen van een schooldag begint door eerst de relevante contactmomenten tussen de actoren (m.n. leerkrachten onderling) in kaart te brengen. Identificeer bij medewerkers waar zij risico’s ervaren en inventariseer samen oplossingen daarvoor. Ons advies is om alle medewerkers hier vanaf het begin bij te betrekken, inclusief teambreed toetsen of men voorliggende maatregelen passend vindt voor de situatie op de eigen school. Dit klinkt logisch, maar wordt onder tijdsdruk of stress vaak vergeten. En juist door bewust en actief input te vragen bouw je aan vertrouwen en vergroot je de kans dat veerkracht behouden blijft.

En na deze fase: evalueer en hou het geleerde vast…

Steda en partners begeleiden organisaties op thema’s als samenwerken, realiseren van vernieuwing, leiderschapsontwikkeling, versterken van innovatiekracht, leren. We bieden onderzoek, adviseren, faciliteren.

Onze bijdrage ligt op het vlak van reflecteren en leren. We hebben tools om werkbeleving en ervaringen van leerkrachten en ouders snel en effectief in kaart te krijgen. Kwantitatief of kwalitatief onderzoek. En we begeleiden bij de duiding en het doorvertalen naar de praktijk in ‘het nieuwe normaal’. Na de fase van heropenen is het een goed moment om te evalueren over de gehele fase van afstandsleren. Wat kunnen wij er als school/ team er van leren? Waar zouden we meer mee moeten doen?

Meer weten? Mail Stef ten Dam via sjtendam@steda.nl

“Ouders merken het verschil”

07/19/2019 Stef ten Dam

“Ouders merken het verschil”

Dit hoorde ik van een leerkracht op de SO-school waar wij twee maanden daarvoor een traject waren gestart om de teamcultuur te verbeteren. Een zeer opgeluchte ouder had haar dat verteld. ‘De spanning was zo voelbaar op school; dat is nu weg’. In relatief korte tijd hadden we dus een betekenisvolle eerste stap gezet. En na een jaar was het welbevinden gestegen van 6,2 naar 7,9. Super toch? Als procesbegeleider kreeg ik hier natuurlijk ook enorm veel energie van!

Wat deden we dan?

Samenwerken begint met luisteren. Organisatieontwikkeling dus ook. Weet wat er speelt, laat merken dat je wilt luisteren en dat pijn of boosheid uit het verleden er mag zijn. Vanuit die basishouding waren wij begonnen. We hadden een interne survey op maat gemaakt over de sfeer en het samenwerken in het team. Centraal stond het persoonlijk welbevinden versus de kwaliteit van de organisatie. Wij hadden het ‘format’ aangereikt en ik was tijdelijk voorzitter van een ‘werkgroep SAMEN’ die dit uitwerkte naar hun specifieke situatie.

De uitkomsten waren pittig. Er zat veel cynisme, argwaan en ‘naar de ander wijzen’ in het team. Maar mensen konden ook benoemen wat ze wilden, waar het naartoe zou moeten gaan. “Het was genoeg zo”, die stemming was er ook. Vanuit de analyse zijn we met de werkgroep en de schoolleider aan de slag gegaan. We hebben kernwaarden bepaald en deze zijn met het team verdiept. Welk gedrag willen we bij elkaar zien? Kan ik jou daarop aanspreken? En we hebben aan de structuurkant piketpalen geslagen. Bijvoorbeeld door enkele taken beter te omschrijven, omdat we de nodige rolverwarring zagen. Er is geld vrijgemaakt om meer en betere plekken te realiseren om elkaar informeel te ontmoeten. De intervisie is anders ingericht. Dit zijn drie voorbeelden, maar er is van alles gebeurd, lang niet allemaal door ons overigens. Onze inbreng lag in het begeleiden en zorgdragen voor het juiste interne gesprek. Open en eerlijk, van impliciet naar expliciet. En adviseren als het ging om de organisatiekant.

Faciliteren & Motiveren

Ook mensen die intrinsiek gemotiveerd zijn om hun werk maximaal goed te doen, haken ergens af als de structuren, systemen en het leiderschap ze onvoldoende ondersteunen. Een zesjes-cultuur ligt dan op de loer, of afschuiven van verantwoordelijkheden. Aan de andere kant, als je je maximaal gefaciliteerd voelt, wordt motivatie optimaal gericht en zet je zonder klagen extra stappen als nodig. Je moet dus energie hebben, maar het moet ook kunnen stromen.

Het persoonlijke en het organisatorische zijn kanten van dezelfde medaille. Dat is in de kern onze visie bij het ontwikkelen van organisaties. En dingen simpel houden. Geen hoog-over planvorming, maar zo snel mogelijk het echte gesprek gaan voeren en basisdingen (weer) goed (gaan) doen. Luisteren, mensen betrekken bij oplossingen, duidelijkheid bieden en lerende elementen inbouwen in het team. Niks nieuws eigenlijk. Wel onderscheidend in z’n resultaat! Althans op deze SO-school is het welbevinden van de medewerkers in een jaar tijd gestegen van 6,2 naar maar liefst 7,9. ‘De spanning was zo voelbaar; dat is nu weg’. Super toch?

Wil je meer weten over onze visie en aanpak Welbevinden & Professionele School (WPS)? Mail me dan op sjtendam@steda.nl of bel me op 06-24643478.

Stef ten Dam

Ouderonderzoek – In gesprek

07/02/2018 Stef ten Dam

In het ouderonderzoek voor primair onderwijs stelt Steda de groep centraal. We vragen ouders naar het welbevinden van hun kind(eren) in de groep en hun mening over hoe de groep functioneert. Ook de beeldvorming van de school als geheel komt aan bod. De resultaten van het onderzoek geven de schoolleider handvatten voor gesprekken met de medewerkers en met de ouders.

Om te kijken hoe dit in de praktijk tot uiting komt, ging Stef ten Dam van Steda zelf in gesprek met Zina Heikamp, directeur van OBS Prinses Catharina-Amalia (PCA) in Den Haag. Deze school maakt onderdeel uit van De Haagse Scholen. Steda verzorgt de ouderonderzoeken voor alle scholen binnen dit bestuur.

Kort en bondig

Zina en Stef zijn het er al snel over eens dat de vragenlijsten van de ouderonderzoeken in het algemeen veel te lang zijn. Steda kiest daarom voor kortere vragenlijsten, die meer gericht zijn op de groep en het kind in de groep. Als er meer informatie nodig is, dan moet de school in gesprek met de ouders. En dat is precies wat Zina wil: “Deze vragenlijst gaat over realistische zaken waarmee we echt aan de slag kunnen.” Met de resultaten van het onderzoek kan zij samen met haar team en de medezeggenschapsraad concrete acties formuleren die ze vervolgens verwerkt in het schoolplan.

Gespreksstof

Stef licht toe dat dit ouderonderzoek niet alleen input levert voor gesprekken met ouders maar ook voor het bespreken van het functioneren van de leerkracht. De onderzoeksresultaten kunnen onderdeel uitmaken van de prestatiecyclus. Het functioneren van de groep en het welzijn van het kind zijn hiervoor immers belangrijke indicatoren. Belangrijk is dan wel om niet alleen te focussen op de lage scores maar juist ook de leerkrachten te complimenteren voor wat goed gaat. Zina beaamt dit helemaal: “Disfunctionerende leerkrachten bestaan niet! Leerkrachten hebben met ambitie een PABO-opleiding afgerond en worden vervolgens voor de leeuwen gegooid. Als er iets niet goed gaat, ga dan in gesprek en kijk wat er aan de hand is!”

Score Welbevinden kind

In het onderzoek van Steda staat het welbevinden van het kind centraal. Dit wordt ook uitgedrukt in een score. Zina merkt dat leerkrachten dit soms zien als een cijfer voor hun functioneren. Maar dat is zeker niet het geval! Het welbevinden wordt immers door zoveel meer factoren bepaald. Als het cijfer hoog is, dan mag de leerkracht daar natuurlijk trots op zijn en voor gecomplimenteerd worden. Maar als de score lager dan gewenst is, dan moet worden bekeken hoe dit komt. Voor Zina is dit vanzelfsprekend. Door te kijken naar alle scores en groepen kan zij focussen op de bepalende factoren voor het functioneren van de groep en de leerkracht.

Gesprekscyclus

De gesprekken met de leerkrachten verlopen bij PCA niet volgens een vaste checklist. Zina wil weten wat de leerkrachten bezighoudt en hanteert hierbij de Golden Circle van Simon Sinek. Eerst kijken naar het Waarom, vervolgens naar het Hoe en dan pas naar het Wat. Functioneringsgesprekken beginnen dan ook met vragen als: Hoe gaat het met je? Heb je het naar je zin? De resultaten van het ouderonderzoek kunnen dan aanleiding zijn om te bespreken waarom en hoe een bepaalde situatie is ontstaan en leiden tot concrete afspraken. Vaak zijn de onderzoeksresultaten een bevestiging van wat Zina al heeft geconstateerd en kan zij hiermee haar waarneming onderbouwen.

Andere kijk

De resultaten van het ouderonderzoek zijn dit jaar voor PCA hoger dan ooit. Dit komt doordat de vragen de ouders op een andere manier naar de school laten kijken. Zina merkt op dat er sowieso een nieuwe kijk op de rolverdeling tussen school en thuis ontstaat. Kinderen leren tegenwoordig de hele dag door en niet meer alleen op school. En de opvoeding van de kinderen vindt niet meer alleen thuis plaats maar ook op school en op de voor-, tussen- en naschoolse opvang. Kortweg is school de expert van het kind op school en zijn de ouders expert van het kind thuis. Belangrijk is dus dat ouders en leerkrachten zich hiervan bewust zijn en elkaar hierin respecteren en vertrouwen.

Een voorbeeld

Ouders beoordelen een aantal aspecten over het functioneren van de groep en de school. Het gaat dan over de indruk die ouders hebben. Ze zijn immers normaalgesproken overdag niet op school. Een concreet voorbeeld hiervan is de vraag over het deelaspect ‘Sfeer, rust en orde’. Ouders zien slechts een stukje van de dag: tijdens het brengen en halen van de kinderen of tijdens andere vrije momenten. De sfeer in de groep is overdag heel anders dan tijdens deze momenten. Het idee kan dan zijn dat rust en orde ver te zoeken zijn, terwijl de groep binnen vijf minuten stilletjes aan het werk is nadat de laatste ouders zijn vertrokken.

Communicatie

Goede communicatie is onontbeerlijk, zowel naar de ouders als naar de medewerkers. Zo ook de communicatie over de onderzoeksresultaten. Zina deelt de rapportages op groepsniveau samen met de opmerkingen van de ouders met de betreffende leerkrachten per specifieke groep. Verder stelt Zina een top drie en een tip drie samen van de highlights over de school, de bouw en de groepen en stuurt deze naar de medezeggenschapsraad en de teams. Vervolgens bekijken ze hoe ze deze punten kunnen uitzetten ten opzichte van de plannen van de school. Vallen speerpunten samen of juist niet? Wat kan dit jaar nog worden opgepakt en wat gaat er mee naar volgend jaar als speerpunt? Tenslotte mailt Zina de belangrijkste resultaten met een toelichting naar de ouders.

Highlights

Stef was natuurlijk benieuwd naar Zina’s top drie van highlights over het ouderonderzoek. Daar is ze heel duidelijk over. Met stip op één staat de indeling van de resultaten op niveau van school, bouw, groep en kind. Vooral de feedback op bouw-niveau vindt Zina geweldig: “Het gebeurt in de bouwvergaderingen!” Daarnaast is zij zeer te spreken over de leesbaarheid van het rapport met de heldere opbouw, de weergave van de opmerkingen en de manier van aanleveren. En last but not least noemt Zina de positieve insteek van het onderzoek en de rapportages. Want “Alles wat je aandacht geeft, groeit!” En dat is precies waar Steda voor staat.

Team in crisis – een casus

04/03/2018 Stef ten Dam

Op een school voor speciaal onderwijs (70 fte) was een vertrouwensbreuk ontstaan tussen directie en vakspecialisten. Teamleden ervoeren top-down sturing, de dialoog zat ook na diverse interventies volledig vast. Om uit de impasse te raken, kozen we een pragmatische aanpak. We hebben een verbeterteam geformeerd dat onder onze regie drie maanden intensief samenwerkte om de echte issues in de school te benoemen. En om daarbij oplossingen aan te reiken. Steda bracht kennis in en coachte on-the-job, vooral op disfunctionele communicatie. Verder lag onze rol in de schakelfunctie naar de directeur en het bestuur.

Het resultaat was een gedragen verbeterplan en, het meest wezenlijk, een nieuwe werkbare situatie op de school. Twee maanden later bleek de medewerkersrtevredenheid significant gestegen.

Wij zijn trots op dit project, vanwege de problematische startsituatie en de snelheid waarmee het gelukt is een ommekeer te realiseren.

Aanbeveling (referentie op aanvraag)
“Steda heeft ons fantastisch geholpen in een situatie waarin we als bestuur weinig ruimte meer zagen. De dialoog, die volledig vastzat, is in korte tijd omgebogen. En er is succesvol nieuwe verbinding gelegd tussen het team en de directeur, wat voor ons als bestuur het grootste zorgpunt was. Ik ben buitengewoon tevreden over deze interventie, zeer goed werk!”